Zápis rozhodnutí má zachovat i důvod
Zápis „schváleno“ pomůže zjistit výsledek schůzky, ale po několika měsících nemusí nikdo vědět, proč byl zvolen právě tento postup. Bez důvodu se obtížně poznává, zda rozhodnutí stále platí i po změně okolností.
U důležitější dohody zachyťte otázku, zvolenou možnost, hlavní důvod, odpovědnost a okamžik dalšího přezkoumání. Není nutné přepisovat celý rozhovor. Opatrně nakládejte se jmény a osobními výhradami; veřejný zápis nemá automaticky obsahovat vše, co na setkání zaznělo.
Modelový záznam: Setkání zůstane jednou měsíčně, protože častější termín nyní přesahuje kapacitu skupiny. Po třech setkáních vyhodnotíme účast a přípravu. Tento příklad nepopisuje skutečný spolek.
Takový zápis umožní později změnit názor bez předstírání, že původní rozhodnutí bylo chybou. Mohlo dávat smysl za tehdejších podmínek. Schopnost vracet se k důvodům je užitečná součást společného učení, nikoli jen administrativa.